Задачи отдела
- Обеспечение документоведения, делопроизводства и контроля за Инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального образования городского округа Дебальцево.
- Обеспечение функциональной работоспособности информационной системы, локальных сетей, телекоммуникаций, программно-технических средств во всех структурных подразделениях администрации муниципального образования городского округа Дебальцево.
- Прием, первичная обработка и регистрация поступивших обращений в администрацию муниципального образования городского округа Дебальцево. Направление поступивших обращений граждан на рассмотрение руководству администрации муниципального образования городского округа Дебальцево.
- Обеспечение контроля за рассмотрением обращений граждан в установленный срок.
- Оказание справочно-информационных услуг населению по вопросам, касающихся обращений граждан.
Функции отдела
- Осуществляет мониторинг за выполнением управлениями, отделами, секторами администрации муниципального образования городского округа Дебальцево указов и распоряжений президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, указов и распоряжений Главы Донецкой Народной Республики, распоряжений и постановлений Правительства Донецкой Народной Республики, нормативных правовых актов Дебальцевского городского совета, постановлений и распоряжений администрации муниципального образования городского округа Дебальцево, иных нормативных правовыми актов.
- Контролирует срок исполнения документов, своевременное информирование главы муниципального образования городского округа Дебальцево, его заместителей, управляющего делами, в соответствии с распределением обязанностей, о их соблюдении и внесение предложений по устранению нарушений, а также разработка и внесение в установленном порядке предложений по вопросам совершенствования организации осуществления контроля за состоянием исполнительской дисциплины.
- Разрабатывает сводную номенклатуру дел администрации муниципального образования городского округа Дебальцево и утверждает ее в установленном порядке, формирует документы в дела, их учет и хранение в течении установленного срока в соответствии с номенклатурой дел, а также обеспечивает учет и хранения дел, законченных делопроизводством, в течении установленного срока, подготавливает и сдает их в архив.
- Обеспечивает организацию документоведения, делопроизводство и контролирует Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования городского округа Дебальцево и действующим законодательством Российской Федерации и Донецкой Народной Республики.
- Подготавливает проекты нормативных правовых актов по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, организовывает и координирует выполнение мероприятий по осуществлению контроля за исполнением регуляторных актов.
- Осуществляет прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, учёта входящей, исходящей и внутренней корреспонденции и передачи её главе муниципального образования городского округа Дебальцево (кроме писем, поступивших непосредственно начальникам отделов и управлений), организовывает передачу полученной Отделом информации с помощью имеющихся каналов электронной связи и почты, а также ведение регистрационных форм входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, реестра распоряжений главы муниципального образования городского округа Дебальцево.
- В части работы с обращениями граждан:
- осуществляет предварительное рассмотрение обращений граждан для определения их соответствия требованиям, предъявляемым к обращениям и принадлежности затронутых в них вопросов в компетенции администрации муниципального образования городского округа Дебальцево, определения социального статуса заявителей, признаков повторности, коллективности;
- осуществляет прием, первичную обработку и регистрацию поступивших обращений граждан в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
- направляет поступившие обращения на рассмотрение для резолюции главы муниципального образования городского округа Дебальцево;
- направляет копии обращений граждан вместе с регистрационно- контрольными карточками исполнителям, согласно резолюции главы муниципального образования городского округа Дебальцево;
- осуществляет контроль по соблюдению сроков рассмотрения обращений граждан и своевременность предоставления информации по исполнению;
- информирует заявителей о ходе и сроках рассмотрения их обращений, результатах рассмотрения обращений, предоставляет заявителям ответы на обращения;
- разрабатывает графики проведения личных, выездных приемов и сходов граждан руководством администрации муниципального образования городского округа Дебальцево для утверждения главой муниципального образования городского округа Дебальцево;
- организует проведение приемов граждан руководством администрации муниципального образования городского округа Дебальцево в соответствии с утвержденным графиком, ведет карточки учета личного приема письменных и устных обращений граждан, контролирует исполнение поручений главы муниципального образования городского округа Дебальцево, его заместителей, поступившие во время проведения приемов и сходов граждан;
- осуществляет контроль за соблюдением сроков рассмотрения устных обращений граждан, которые рассматриваются в том же порядке, что и письменные;
- составляет статистическую отчетность и информационноаналитические справки об итогах работы с обращениями граждан в Администрацию муниципального образования городского округа Дебальцево.
- Осуществляет регистрацию, учет, систематизацию и хранение в течение установленного срока распоряжений главы администрации муниципального образования городского округа Дебальцево, протоколов аппаратных совещаний, выдачу копий, выписок и справок из принятых документов, осуществляет контроль за выполнением протокольных поручений.
- Оказывает методическую и практическую помощь управлениям, отделам, секторам администрации муниципального образования городского округа Дебальцево по вопросам ведения делопроизводства, участвует в разработке и издании справочников и других пособий, необходимых для работы администрации муниципального образования городского округа Дебальцево.
- Обеспечивает сохранность печатей и правомерности их использования.
- Реализовывает политику по внедрению современных информационных систем и технологий, координирует деятельность управлений, отделов и секторов по вопросам программно-компьютерного обеспечения, а также обеспечивает информационное наполнение и сопровождение веб-сайта администрации муниципального образования городского округа Дебальцево. Организовывает проведение ревизии компьютерной техники.
- Обеспечивает контроль за режимом экономии денежных средств и материальных ресурсов, участвует в проведении инвентаризации имущества администрации муниципального образования городского округа Дебальцево, материально-технического обеспечения деятельности администрации муниципального образования городского округа Дебальцево.
- Обеспечивает организационное и документационное проведения
аппаратных совещаний администрации муниципального образования городского округа Дебальцево, оформляет протоколы заседаний и осуществляет контроль за выполнением протокольных поручений.
- Подготавливает организационное и документационное совещание с участием главы муниципального образования городского округа Дебальцево. первого заместителя главы муниципального образования городского округа Дебальцево, управляющего делами администрации муниципального образования городского округа Дебальцево по вопросам относящимся к компетенции отдела, оформляет протоколы и осуществляет контроль ы выполнением протокольных поручений.
- Подготавливает проекты приказов, распоряжения главы муниципального образования городского округа Дебальцево по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
- Рассматривает, по поручению главы муниципального образования городского округа Дебальцево, управляющего делами администрации муниципального образования городского округа Дебальцево, обращения граждан, служебные письма и иные документы по вопросам, относящимся к компетенции отдела, поступившие в администрацию, подготавливает проекты ответов.
- Подготавливает справочные, информационно-аналитические материалы, отчетные формы и статистические данные по вопросам, относящиеся к компетенции Отдела, для предоставления главе муниципального образования городского округа Дебальцево, управляющему делами администрации муниципального образования городского округа Дебальцево.
- Подготавливает информацию по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, для размещения на официальном сайте администрации муниципального образования городского округа Дебальцево, в телекоммуникационной сети общего пользования, средствах массовой информации.