Архивный сектор

Основные задачи и функции архивного сектора

1. Управление в сфере делопроизводства и архивного дела на территории городского округа Дебальцево, городов, поселков и сел, находящихся в административном подчинении Администрации городского округа Дебальцево (далее - подведомственная территория) в формах и порядке, определяемых законами и принятыми в их развитие нормативными правовыми актами.

2. Координация работы структурных подразделений Администрации городского округа Дебальцево и ее территориальных органов, осуществление взаимодействия с территориальными органами республиканских органов исполнительной власти, учреждениями, организациями, предприятиями независимо от организационно - правовой формы и формы собственности, расположенными на подведомственной территории, по вопросам обеспечения сохранности, ведения учета и передачи на архивное хранение документов Архивного фонда Донецкой Народной Республики (далее - АФ).

3. Организация хранения и использования документов АФ, документов по личному составу и документов личного происхождения.

4. Для реализации возложенных на него задач Архивный сектор, в пределах полномочий, предусмотренных Положением об администрации городского округа Дебальцево Донецкой Народной Республики и настоящим Положением, на подведомственной территории выполняет следующие функции:

5. Подготовка и предоставление на рассмотрение администрации муниципального образования городского округа Дебальцево предложений по бюджетному обеспечению мероприятий по развитию архивного дела и организация их выполнения.

6. Подготовка, по согласованию с ГГУДОАД ДНР, списка органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий независимо от организационно - правовой формы и формы собственности, расположенных на подведомственной территории, в деятельности которых образуются документы АФ (далее - организации - источники формирования АФ).

7. Изучение истории организаций - источников формирования АФ, рассмотрение номенклатур дел и ознакомление с составом документальных фондов в их структурных подразделениях и архивах, подготовка, по согласованию с ГГУДОАД ДНР, перечня документов, подлежащих включению в АФ.

8. Подготовка и предоставление на согласование в ГГУДОАД ДНР предложений по вопросам:

• продления сроков хранения документов АФ в архивах организаций - источников формирования АФ при отсутствии в архивохранилищах Архивного сектора свободных площадей;
• сокращения сроков хранения документов в случаях отсутствия у юридического лица правопреемника при его ликвидации, изменения формы собственности юридического лица государственной формы собственности;
• определения места размещения документов в случае наличия угрозы утраты или повреждения документов;
• определения места размещения документов по личному составу при изменении формы собственности юридического лица государственной формы собственности.

9. Осуществление, по согласованию с ГГУДОАД ДНР, приема на хранение упорядоченных за счет фондообразователя документов АФ от организаций - источников формирования АФ после истечения предельных сроков хранения документов в их архивах.

10. Осуществление приема на хранение упорядоченных за счет фондообразователя документов по личному составу и документов, не законченных в делопроизводстве, физических лиц - предпринимателей, учреждений,, организаций, предприятий независимо от организационно­правовой формы и формы собственности, находящихся на подведомственной территории, в случае их ликвидации в установленном порядке.

11. Картонирование и размещение в архивохранилищах принятых на хранение документов АФ, документов по личному составу и документов личного происхождения.

12. Организация надлежащего хранения документов в соответствии с нормами, предусмотренными нормативными правовыми актами Донецкой Народной Республики, в том числе соблюдение светового, температурно­влажностного, охранного и противопожарного режимов.

13. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, находящимся на хранении в Архивном секторе.

14. Ведение учета:

• документов АФ, переданных на хранение в Архивный сектор;
• документов АФ, находящихся на хранении в архивах организаций - источников формирования АФ;
• документов по личному составу ликвидированных юридических лиц, физических лиц - предпринимателей, переданных на хранение в Архивный сектор;
• документов личного происхождения, переданных на хранение в Архивный сектор;
• фото- (негативов и позитивов), видео-, фонодокументов, имеющих значение для изучения истории города;
• печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих документы Архивного сектора, использующихся для справочно - информационной работы;
• учетных документов и справочного аппарата к документам, находящихся на хранении в Архивном секторе.

15. Осуществление в установленном порядке контроля соблюдения требований Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики, утвержденной Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 № 19-27, в организациях - источниках формирования АФ, обеспечение надлежащих условий хранения документов АФ и ведение учетных форм в их архивах.

16. Проведение ежегодной паспортизации архивов организаций - источников формирования АФ, сверки наличия дел постоянного хранения в фондах Архивного сектора и организаций - источников формирования АФ.

17. Предоставление организациям - источникам формирования АФ методической, консультационной и практической помощи в подготовке положений об архивных подразделениях, положений об экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению, и иных документов, в формировании, оформлении дел и подготовке к передаче их на архивное хранение, проведение семинаров по вопросам организации работы делопроизводственных служб, архивов, экспертных комиссий, хранения документов.

18. Консультирование юридических и физических лиц о составе, содержании, месте и сроках хранения документов, по вопросам организации делопроизводства, упорядочения документов.

19. Организация использования сведений, содержащихся в документах АФ, документах по личному составу, документах личного происхождения, хранящихся в Архивном секторе путем:

• инициативного информирования учреждений, организаций, предприятий о составе и содержании документов АФ;
• предоставления в установленном порядке архивных копий документов, архивных справок по запросам юридических и физических лиц;
• исполнения в установленном порядке социально-правовых запросов граждан в соответствии с Законом Донецкой Народной Республики «Об обращениях граждан»;
• предоставления в установленном порядке копий или оригиналов архивных документов для пользования в пределах Архивного сектора;
• выдачи в установленном порядке архивных документов во временное пользование за пределы Архивного сектора;
• экспонирования архивных документов или их копий на выставках, экскурсиях;
• проведения информационных мероприятий с использованием архивных документов, в том числе подготовки радио- и телепередач, кино и видеофильмов;
• публикации архивных документов и обнародования информации, содержащейся в документах, в средствах массовой информации, в том числе электронных^
• проведения стажировок, семинаров по вопросам теории и практики делопроизводства и архивного дела.

20. Осуществление, по согласованию с ГГУДОАД ДЫР, передачи на хранение в Государственный архив Донецкой Народной Республики документов АФ после истечения сроков их хранения в Архивном секторе.

21. Подготовка и предоставление администрации муниципального образования городского округа Дебальцево, ГГУДОАД ДЫР информации, статистических и отчетных форм по вопросам, относящимся к компетенции Архивного сектора.

22. Осуществление справочно - информационной работы, проведение приема юридических лиц и граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архивного сектора.

23. Организационное и документационное обеспечение работы Экспертной комиссии Архивного сектора, оформление протоколов заседаний и осуществление контроля выполнения протокольных поручений комиссии.

24. Организационная и документационная подготовка совещаний с участием главы муниципального образования городского округа Дебальцево администрации, управляющего делами администрации городского округа Дебальцево по вопросам, относящимся к компетенции Архивного сектора, оформление протоколов и осуществление контроля выполнения протокольных поручений.

25. Подготовка проектов постановлений, распоряжений главы муниципального образования городского округа Дебальцево по вопросам, относящимся: к компетенции Архивного сектора.

26. Рассмотрение, по поручению главы муниципального образования городского округа Дебальцево, управляющего делами администрации городского круга Дебальцево, обращений граждан, служебных писем и иных документов по вопросам, относящимся к компетенции Архивного сектора, поступивших в администрацию муниципального образования городского округа Дебальцево, и подготовка проектов ответов на них.

27. Подготовка информации по вопросам, относящимся к компетенции Архивного сектора, для размещения на официальном сайте администрации городского округа Дебальцево, в телекоммуникационной сети общего пользования, средствах массовой информации.

28. Осуществляет меры по предупреждению и противодействию коррупции в пределах компетенции Архивного сектора.

29. Осуществляет меры по противодействию и предупреждению экстремистской деятельности, информирует в установленном порядке при обнаружении проявлений экстремистской деятельности в пределах компетенции Архивного сектора.